WMS sisteminizi deponuzda kusursuz olarak çalıştırmak, tüm özelliklerini ya da sizin için uygulanabilir kabiliyetlerini eksiksiz devreye almak için bazı ön unsurları oluşturmanız ve WMS devreye alma çalışmasını zora sokacak durumlardan önceden haberdar olarak bunları ortadan kaldırmanız gerekmektedir. Bu çalışmalar ve ön hazırlıklar yapılmadığı durumda yazılımı direkt olarak devreye alma aşamasına geçerseniz karşılaşacağınız zorluklara anlık olarak çözüm üretmeniz mümkün olmayabilir ve sonuç olarak maalesef seçtiğiniz WMS yazılımı, üretici ve danışmanlar çok iyi olsa da diğer unsurlar nedeniyle projeniz başarısızlıkla sonuçlanır.

Bu yazımızda bir WMS sisteminin başarılı bir şekilde implemente edilebilmesi için gerekli olan adımları ve kontrolleri ele almaya ve bir yol haritası oluşturmaya çalışacağız. Özenle bir araya getirilmiş durumları aşağıda maddeler halinde okuyabilirsiniz.

1. Değişim Yönetimi

Teknolojinin gelişmesi ile birlikte işletmelerdeki değişim yönetiminin önemi de artık daha belirgin hale gelmekte ve yönetilmesi için özen gösterilmesi gereken bir konu halini almaktadır. Değişim durumları ortaya çıktığında özellikle WMS gibi sistemlerin devreye alınması söz konusu olduğunda geleneksel endişeler ortaya çıkmaya başlar.

Genel olarak insanların bir takım korku ve psikolojik nedenlerden dolayı değişime karşı oldukları zaten bilinmektedir bu nedenle WMS implementasyonu öncesi aşağıdaki sorunlara dikkat edilmeli ve önlemleri alınmalıdır.

• Değişiklik gerekçesini yanlış anlama
• Bilinmeyenin evrensel korkusu
• Yeni operasyon ya da sistemi öğrenme ile ilgili genel korku
• Karar vermede yönetime duyulan düşük güven
• Kişinin yanlış bilgilendirilmesi sonucu rahatsız edilmesi
• Daha fazla çalışma, beceriksizlik, utanma korkusu
• Yönetim ile oluşan kötü iletişim
• Normal iş rutininin bozulması
• Kişilerin iş kaybetme korkusu

Bu maddeler çok basit görünmekle birlikte WMS geçişi sırasında güçlü rezistanslara neden olabilir ve projenin başarısını etkileyebilir düzeydedir ve önem verilmesi gerekmektedir. Bu nedenle WMS implementasyonu için çok ciddi bir değişim yönetimi stratejisi kurgulamanız ve bunu uygulamanız gerekmektedir. En önemli başarı unsuru depoda çalışan operatör seviyesindeki iş gücünün beklentilerini, korkularını ve fikirlerini en üste taşımak ve onlara bunun öneminin yönetim tarafından algılandığını göstermektir.

Bu soruları ortadan kaldırmak için güçlü bir proje ekibi oluşturmak ve güçlü bir proje lideri ve sponsoru (arkasında duran kişi) oluşturmak gerekmektedir. Yönetimden bir kişinin bizzat sponsor olduğu projelerde bu süreçlerin daha kolay aşıldığı görülmüştür. Bu oluşturulduktan sonra aşağıda maddeler halinde görülebileceği gibi bir eylem ve iş gücü planı hazırlanmalıdır.

• Proje ekibi için organizasyon şeması oluşturulmalıdır
• Gerekli paydaşlar hedefe ve projeye dahil edilmelidir (depo yöneticileri ve personeli, bilgi işlem bölümü, tedarik zinciri ekibi vb.)
• Gerekli proje ekibi yöneticilerinin belirlenmeli ya da işe alınmalıdır
• Gerekli kurallar, kısıtlamalar belirlenmeli ya da uyarılar oluşturulmalıdır
• Operasyonel süreç ve kapsamlar oluşturulmalıdır
• İşgücü ve sistem eylemlerinin tanımları yapılmalıdır
• Proje rolleri ve sorumlulukları ile ilgili ayrıntılı tanımlar yapılmalıdır
• Uçtan uca bir değişim yönetimi sürecinin tanımı ve geliştirilmesi sağlanmalıdır
• Proje ekibi faaliyetlerinin toplanması ve başlatılması sağlanmalıdır

Buradaki alt amaç, bir WMS projesinin hedefini desteklemek amacıyla proje ekibine kimin nasıl katılacağını ve nasıl fayda sağlayacağını açıkça belirlemektir.

Proje sponsoru tüm süreç içerisine aktif olarak dahil olmalı ve belirli aralıklarla düzenlenen toplantılarda süreç içerisindeki ilerlemeyi kontrol ederek projenin arkasında olduğunu hissettirmeli ve rol model oluşturmalıdır.

Başarılı bir geçiş için yumuşak başlangıçlar denenebilir. Bunu yapmanın en kolay yolu WMS’in çalışma yapısı ve faydaları konusunda tüm proje ekibine ön sunumlar yapılmasıdır. Proje kapsamındaki operasyonların sistemde nasıl uygulanacağının tartışılması, WMS yazılımının bazı ekran ve görselleri ile proje ekibinin tanıştırılması ya da mümkünse seçilen WMS yazılımının çalıştığı bir ortama sokulması ve kendi gözlemlerini yapmalarının sağlanması çok faydalı olacaktır. Buradaki amaç ciddi bir sürece başlamadan önce ortaya çıkabilecek sorunları görmek ve ortadan kaldırarak devem etmektir. Projenin getireceği faydalar ve operasyonel kolaylıklar anlatılırken en özenilerek bahsedilmesi gereken ifade “iş gücünü azaltmak” tanımıdır. Bu WMS sistemlerinin hedeflerinden biridir ama işletmedeki depo personeline bu ifadeyi gerektiği gibi açıklayamazsanız sisteme duydukları korku ve endişe artacak ve sorunlara neden olacaktır. İş gücü azaltmanın onlara daha verimli çalışma imkânı sunmak, işlerini kolaylaştırmak ve dolayısı ile daha az yorularak daha çok iş yapmaya olanak sağlamak olduğu doğru bir şekilde anlatmak gerekmektedir. Aynı zamanda performans kriterlerinin öneminden ve performansa dayalı ödül sistemi kullanılacaksa bunun getireceği avantajlardan onları haberdar etmek bu ekibi projenin hedeflerine daha fazla motive edecek ve olası sorunları yok edecektir.

WMS yazılımları “plug and play” (tak ve çalıştır) yapılar değildir ve başarıya ulaşması birden fazla etkene bağlıdır. Bunlardan en önemlisi de proje ekipleri ve bu ekiplerin proje hedeflerine bağlılıkları, korkuları ve hevesleridir. Korkuları yenerek hedefe motive olmuş bir ekip ile WMS implementasyonuna başlamak %50 başarı ile başlamak demektir.

2. Danışman Yönetimi

Başarılı bir implementasyon süreci yaşamak ve proje hedeflerine ulaşabilmek için en önemli diğer etkenlerden bir tanesi de bu konuda sizlere yol gösteren görevini üstlenen danışmanlardır. Danışman konusunu iki şekilde ele alabiliriz. Bunlardan bir tanesi işletme proje ekibi ve WMS çözüm sağlayıcı proje ekibi arasında köprü olan ve en doğru adımları bağımsız bir bakış açısıyla alabilecek olan dış kaynaklı süreç danışmanları bir diğeri de WMS sağlayıcınızın proje ekibi içerisinde yer alan WMS ürün danışmanlarıdır.

Özellikle WMS gibi operasyonlara temas eden projelerde proje ekiplerinin birbirlerini daha iyi anlaması ve süreç ihtiyaçlarının daha profesyonel olarak belirlenebilmesi için dış kaynaklı süreç danışmanları projeye dahil edilebilir. Genelde ekipler üçüncü ve bağımsız bir danışmandan gelen kararlara uyma ve uygulama eğilimindedirler ve genel olarak dış kaynaklı danışmanlar sürece dahil edildiklerinde işletme içerisindeki yöneticilerin beğenmedikleri durumları saklamalarına engel olabilirler. Tabi ki bu danışmanların işletme vizyonunu ve gelecekte yapılacak yatırımları vb. firmayla ilgili tüm bilgileri önceden özümseyerek projeye bakmaları ve alınacak kararlarda değişim yönetimi konusunu göz ardı etmemeleri gerekir. Dış kaynak süreç danışmanları doğru seçildikleri durumda projenizin özellikle analiz ve kavramsal tasarım aşamasında sizlere büyük faydalar sağlayarak başarıya ulaşmanızda yardımcı olabilir.

WMS sağlayıcınızın proje ekibinde yer alan danışman kadrosundan faydalanmak ise daha işleri daha hızlı daha ekonomik bir hale getirebilir. Buradaki en önemli husus proje ekibinde yer alan danışmanların benzer projelerde deneyimlerinin olması ve farklı sektörlerde edindikleri iş çözümlerini öneri olarak sunabilmeleridir. Bu husus seçtiğiniz WMS yazılımının üretici firması ya da iş ortağı ile doğrudan orantılıdır. Deneyimlerine güvendiğini ve buna göre bir seçim yaptıysanız sizler için sunulan proje danışmanlarından yana şanslı olacaksınız demektir. Bu noktayı göz ardı ederek sadece yazılımın özellikleri ve bütçe verileri ile karar verdiyseniz danışmanlık olarak alacağınız hizmet konusunda risk taşıyorsunuz demektir.

Bir implementasyon sürecinin başarısını analiz ya da kavramsal tasarım dokümanında yer alan tüm işlemlerin çalışıyor olmasıyla, projenin zamanında tamamlanmasıyla ve hedeflenen faydaları gerçekleştirmesiyle ölçebiliriz. Bu nedenle kavramsal tasarım dokümanının oluşmasındaki en önemli unsur olan danışmanların projenin başarısına doğrudan etki ettiğini unutmamamız gerekir. Hatalı analiz hatalı çözüm önerisi demektir, danışmanlarınızın deneyimleri bu konuda sizleri başarıya götüren unsur olacaktır.

Dolayısıyla yapmanız gereken şey bu süreçte sizler için en faydalı olan danışman ya da danışman ekibinin projede yer almasını sağlamaktır. Tabi ki işletmeniz için talep ettiğiniz iş yapış şekilleri ve operasyonlar olacaktır ama danışmanların değerlendirmeleri ve çözüm önerilerini her zaman daha güvenilir bulmanız ve onlara bu konuda destek vermeniz sizin yararınıza olacaktır.

3. Eğitim Yönetimi

Çoğu insanın düşündüğünün aksine WMS yazılımları çok karmaşık ve içerisinde farklı operasyonlar barındıran büyük yapılardır. Bu yazılımlar ile hayata geçirilmiş projelerde tüm süreçlere hâkim olmak ve bunları sürekli olarak hatırlayabilmek zor olabilmektedir. Bu gibi durumlarda en bilindik yöntem dokümantasyon, kılavuzlar hazırlamak ve eğitimler düzenlemektir. İmplementasyon sürecinde de projenizin başarılı olmasını etkileyecek olan bir diğer etken bu eğitim işlemleridir.

Operatörlerin, yöneticilerin ve diğer unsurların WMS sistemini kavramsal tasarım dokümanlarında belirtilen özellikleri ile kullanabilmesini ve operasyonları bu doğrultuda işletmesini sağlamanız dolayısı ile implementasyonu tam manasıyla gerçekleştirmeniz için sistem test kurulumunun ardından eğitimler düzenlemeli ve tüm unsurları bu eğitimler ile sisteme adapte etmelisiniz. Proje içerisindeki ekipler ortak olarak proje dokümantasyonu için çalışmaktadır ve bu dokümantasyonlar her iki taraf için de ileride kullanılacak olan önemli kaynaklar haline gelmektedir. Bu tip projeler standart yazılımlar içermediğinden WMS üreticinizden kullanım kılavuzu istemeniz anlamsız olacaktır çünkü sizin projeniz sadece size özel operasyonlar içeriyordur. Dolayısı ile hazırda olan hiçbir kılavuz size yardımcı olmaz bu nedenle proje ekipleri ortaklaşa olarak projenin kavramsal tasarım dokümanını ve kullanıcı kılavuzlarını oluştururlar.

İlk eğitim sırasında WMS danışmanlarınızın işletme içerisindeki operasyonları tek tek projede yer alan unsurlara anlatmasını, test sistemi üzerinde gerçek zamanlı sahada işlemler yaparak göstermesini ve bu işlemi pekiştirerek yaygınlaştırılmasını sağlamalısınız. Eğitimlerde en faydalı yöntem işletme tarafındaki proje ekibi içerisinde WMS için anahtar kullanıcılar yaratmak ve sistemin her noktasında nasıl müdahale edileceği konusunda bu kişileri oldukça iyi eğitilmesini sağlamak gerekmektedir. Herkesin öğrenme süresi ve süreci farklı olduğu düşünüldüğünde anahtar kullanıcı oluşturmak ve farklı öğrenme yeteneklerine sahip insanlar için onların yardımını kullanmak daha faydalıdır. Bu yapı oluşturulduğunda depo personeli herhangi bir zamanda bilgi eksikliği hissettiğinde üreticiye dönmektense içeride oluşturulmuş anahtar kullanıcıların yardımı ile işine devam edebilmektedir. Bu anahtar kullanıcılar daha sonraki dönemlerde sistemin geliştirilmesi anlamında da katkılar sağlayabilir.

WMS’in başarılı şekilde implemente edilebilmesi için kullanıcı eğitimlerinin eksiksiz ve kusursuz olması gerekir. Sistemin hatasız kullanılması başarıyı doğrudan etkiler. Eğitimlerin verilmesi esnasında başarı oranını en üst düzeye taşımak için çeşitli kaynaklar kullanılabilir. Bunlardan bir tanesi proje içerisinde yazılmış olan görsel anlatımlı kullanıcı kılavuzları olabildiği gibi projenin devreye alma test aşamalarında işlemlerin gerçekleştirildiği anlarda çekilen videolar olabilir. Eğitim için kullanılan materyallerin sesli, görsel ve hareketli olması eğitimin başarısını artıracak ve bunun üzerine yapılan pekiştirme çalışmaları da öğrenilen bilginin kalıcı olmasını sağlayacaktır.

Tüm bu eğitim çalışmaları gerektiği gibi doğru yöntemler izlenerek tamamlandığında implementasyon aşamasında karşılaşılacak hatalar minimum olacak ve sistem geçişi, canlı testi ve devreye alma süreçleri sorunsuz atlatılacaktır.

4. Veri Yönetimi

WMS implementasyonlarında en çok sıkıntı çekilen ve belki de en çok zaman ve emek harcanan kısım sistemin çalışmasını sağlayacak olan verilerin oluşturulması, entegrasyon ile başka sistemlerden çekilmesi ya da depolardaki envanter verilerinin sisteme aktarılması işidir. Bu aşamayı en doğru şekilde planlamak ve yönetmek sistemin devreye alınmasını kolaylaştıracak ve zaman olarak belirlenen planlar çerçevesinde kalınmasını sağlayacaktır.

Bu konuda verilmesi en önemli karar veri doğruluğu mu hız mı olduğudur. Devreye alma aşamasında sizin için veri doğruluğu en önemli konu ise proje planlama aşamasında bu hususu göz ardı etmeden veri oluşturma işinin zaman planlamasını doğru yapmanız gerekmektedir. Hem veri doğruluğunun önemli tutulduğu hem de bu iş için ayırılan zamanın kısa olduğu implementasyon süreçlerinde veriler genelde hatalı olarak oluşturulmaktadır. Sistemin kullanacağı ana veriler dosya paylaşımı vb. çeşitli yöntemler ile sisteme aktarılabileceği gibi proje kapsamında entegre olunan ERP vb. diğer sistemlerden de çekilebilmektedir. Entegrasyonun olduğu durumlarda süreç tasarımında bu aşamalardaki çalışmalar tamamlanmalı ve devreye alma adımında hazır olarak test edilebilmelidir. Düzgün çalışan bir entegrasyon kurulmadığı durumda implementasyon sürecinde sıkıntılar yaşanmakta ve süreçlerin işletilememesi söz konusu olmaktadır. Geri dönük olarak bu adımların düzeltilmesi süreci uzatan başka bir etken olmaktadır. Bu nedenle veri oluşturma ve entegrasyon çalışmaları için kavramsal tasarım aşamasında doğru planlama yapılmalı ve gereken çalışma zamanları ayırılarak hatasız yapılar kurulmalıdır.

WMS sistemini devreye alma aşamasında en temek veri stok bilgileridir. Güncel olarak deponuzda var olan stok verisinin sisteme aktarılması veri yönetiminin en önemli konusudur. Bu işlem için birkaç yöntem uygulanabilir. Öncelikle deponuzda veri doğruluğu en önemli konu ise sistem kurulumu ile birlikte sistemi kullanarak lokasyon bazlı sayım yapılmalı ve sistem üzerinde doğru stok verisi oluşturulmalıdır. Bu çalışma için ciddi bir iş gücü ve zaman ayırılmalıdır ki doğru bir şekilde tamamlanabilsin. Kısa süreler, yetersiz iş gücü vb. durumlarda veri doğruluğunuz sağlanmaz ve verileriniz güvenilmez olur. Veri doğruluğunun zamanla oluşması sizin için kabul edilebilir bir durum ise sistem devreye alınırken elinizde bulunan ya da daha önceden kullanmakta olduğunuz WMS sisteminden alınan veri dosyaları yeni sisteme aktarılarak devam edilebilir. Bu yöntemde operasyonlar sırasında karşılaşılan stok hataları anlık düzeltilerek ilerleyen zaman içerisinde veri doğruluğu sağlanabilir.

Sürecin bu kısmında sizler için projede yer alan danışmanlarınızın yönlendirmelerine önem vermenizi ve gösterilen yol doğrultusunda ilerlemenizi öneririm. Danışmanlar iş yapış şeklinize, kaynaklarınıza ve deponuzun fiziksel yapısına bakarak durumu analiz edebilir ve size en doğru yöntemi önerebilir. Daha önceden envanterlerinizle ilgili takip etmediğiniz stok özelliklerini yeni kurulan WMS sisteminde takip etmek istiyorsanız elbette bu durumda sıfır bir sayım ile yeni veriler oluşturmak ve bu verileri anlık olarak sistem üzerinde oluşturmak daha verimli olacaktır.

5. Geçiş Yönetimi

WMS implementasyon sürecindeki en korkulan ve belki de hatalar karşısında en çaresiz olunan süreç canlıya geçiş sürecidir. Bu aşama tüm çalışmaların sonuçlarının alınacağı ve tabiri uygunsa kontak çalıştırılan aşamadır ve önceki adımlarda eksikleriniz olduysa bu aşamada ortaya çıkması süreci zora sokacağından proje zamanlarınızı aksatacaktır. Bu nedenle her aşamanın kendi içerisinde iyi değerlendirilmesi, hatalarının zamanında giderilmesi ve canlı geçiş sürecine hatasız olarak ulaşılması gerekmektedir.

Her ne kadar seçilen yazılıma, yapılan analize, danışmanlara güven duyulsa da canlı geçişlerinde istemsiz bir korku ve karşılaşılacak hatalar sonucunda endişe oluşmaktadır. Bu korkudan kurtulmak ve sorunsuz olarak WMS geçişi yapabilmek için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz.

• Önceki tüm test sonuçlarını inceleyin ve varsa hataları elden geçirin
• Geçiş için zaman ve görev planı hazırlayın ve tüm paydaşlarla paylaşın
• Network cihazları, bağlanabilirliği ve sistemle uyumluluğunu doğrulayın
• Bilgisayarların, el terminallerinin, barkod okuyucuların, yazıcıların ve sunucuların yazılıma hazır ve sorunsuz çalışır olduğunu kontrol edin, yedeklerini hazır tutun
• Yazılım ara yüzlerinin, mobil uygulamaların sunucu ile haberleşmesini test edin
• Entegrasyon adımlarını test edin ve veri akışının doğruluğundan emin olun
• Yazılımdaki her bir adımı test ederek tüm sistem modüllerinin ekranlar, şablonlar için eksiksiz olmasını sağlayın, hata varsa düzeltin
• Eğitime uyum için eğitim materyalleri hazırlayın, anahtar kullanıcılarınızı doğru seçin, eğitimlerinizi detaylı olarak planlayın
• Kavramsal tasarım dokümanında yer alan her iş akışı ve süreç için sistemi tasarlayan ve kabul edenlerden onay alın
• Sistem paydaşlarıyla sistem politikalarını gözden geçirin ve sistemin hedefe yönelik çalışmasını yeniden onaylayın
• Operasyonel ve sistem destek kaynaklarının mevcut olduğundan emin olun
• Hizmet aldığını firmanın danışmanlarının geçiş sırasında yanınızda olmasını sağlayın

Bu adımlar sizler için basit ve uygulanabilir gelebilir ama sistem geçişlerinde bu adımların kontrolünün kaç defa atlandığını görseniz şaşırırsınız. Dolayısıyla WMS sitemlerinin geçişleri basite alınacak durumlar değildir ve implementasyon aşamasında kaynak gerektiği durumda elinizi taşın altına koymaktan kaçınmayın.

Blog ana sayfaya dön

Tüm Makaleler