Birçok projede olduğu gibi iyileştirme amaçlı yapılan depo yönetim sistemi projelerinde de yapılan yatırımın belirli bir süre getirdiği kazanımlar ile kendisi için yapılan yatırımı karşılaması beklenmektedir. Bu gibi durumlarda yatırım yapılmadan önce getirinin hesaplaması gerçekleştirilmeye çalışılır ve çeşitli ROI (return on investment) hesaplama yöntemleri kullanılır. Bu yazımızda özellikle depo yönetim sistemi yatırımlarında bu hesaplamanın nasıl yapılabileceğinden bahsedeceğiz.

Hepimizin bildiği üzere depo yönetim sistemleri depolama süreçlerinde yaşanan sıkıntılar, hatalar ve dijitalleşme iyileştirmeleri için en sağlam yoldur. Bu sistemler hayata geçirildiklerinde proje başlangıcında belirlenen hedeflerin tamamı yakalanırsa büyük getiriler sağlamaktadır ve bu getiriler de yapılan yatırımın geri dönüşünün çok hızlı olmasını sağlayabilir. Hızlı olmasını sağlayabilir diyorum çünkü her operasyon kendine has özelliklere, hatalara ve iyileştirme yöntemlerine ihtiyaç duyar ve her depo süreci için aynı hesaplama ve sonuç beklentisi uygulanamaz. Deponuzda yatırım öncesinde gerçekleşen hata miktarı, iade miktarları, fireler ve müşteri memnuniyeti gibi konuların oranları yapılan yatırımdan sonraki süreçlerde gözlenen iyileşmelere göre yatırım geri dönüş hızını belirlemektedir.

Klasik manada ROI hesaplayabilmek için öncelikle hatalar, cezalar, depolama, fireler ve iş gücü olmak üzere toplamda 5 ana başlık altında sıkıntılar belirlenmeli ve rakamlara dönüştürülerek güncel durumda yaşanan aksaklıklar ile karşılaşılan maliyetler ortaya çıkarılmalıdır. Bu yapıldıktan sonra depo yönetim sistemi tam olarak hayata geçirildiğinde bu süreçlerdeki iyileştirmeleri ne oranda olacak ve kazanımları neler olacak konuları belirlenmelidir. Bu karşılaştırma gerçekleştirildiğinde 5-6 yıllık bir periyodda yapılan yatırımın dönüşleri yıllara göre detaylı olarak analiz edilebilir.

Bahsettiğimiz 5 ana başlığın ROI hesaplamasında nasıl kullanıldığını tek tek ele alalım,

1. Hata

Bu alanda ele alacağımız alt detaylar özellikle sevkiyat işleminde gerçekleştirilen hatalar nedeniyle yaşanan kayıplardır. Sevk hatalarına bağlı ROI hesaplayabilmek için güncel durumda sene içerisinde yapılan toplam hata sayısı ve bir hata başına düşen toplam ek maliyet ortalama olarak belirlenmelidir. Hata için belirlenecek maliyet içerisinde yanlış sevkiyat kaynaklı araç kiralama, ek araç kullanma, şoför, yakıt, otoyol vb. tüm detaylar düşünülebilir ama tüm hatalar için ortalama bir değer alınmalıdır. Bu belirlendikten sonra yapılan yatırım ile bu hatalardaki iyileştirmenin ne olacağı tahmin edilir, ortalama senelik iş hacmi büyüme oranı ile bu rakamlar ileriki yıllar için ayrıca hesaplanır ve sonuçta sistemsiz bir durumda toplam yıllık hata maliyeti ve sisteme geçildiğinde toplam yıllık hata maliyeti karşılaştırılabilir. Sonuç olarak aradaki fark sizlere hata kaynaklı maliyetler için yatırım getirisini parasal olarak gösterecektir.

2.  Ceza

İlk maddede ele alınan sevk hataları çoğu durumda müşteriler ile yapılan anlaşmalar gereği cezalar doğurabilir. Bu nokta ROI hesaplamasında diğer maddelerden daha önemli bir durumdadır çünkü tek bir ceza maliyeti bile bazı operasyonlarda yapılan yatırımı karşılıyor olabilir. Dolayısı ile böyle bir çalışma yapısı söz konusu ise ceza işlemleri ve bunlardan doğan ek maliyetler de ROI içerisine dahil edilmelidir. Cezalar da hatalar gibi geçmiş yıllar analiz edilerek ortalama bir sayı ile ele alınmalı ve ceza maliyetleri de her bir ceza için ortalama olarak belirlenmelidir. Bu belirlendikten sonra yapılan yatırım ile ceza konusundaki iyileştirmenin ne olacağı tahmin edilir, ortalama senelik iş hacmi büyüme oranı ile bu rakamlar ileriki yıllar için ayrıca hesaplanır ve sonuçta sistemsiz bir durumda toplam yıllık ceza maliyeti ve sisteme geçildiğinde toplam yıllık ceza maliyeti karşılaştırılabilir. Sonuç olarak aradaki fark sizlere ceza kaynaklı maliyetler için yatırım getirisini parasal olarak gösterecektir.

3.  Stok

Genellikle iyileştirme amaçlı yapılan projelerde ilk olarak göze batan ve çok can yakan hatalar, uzun süren işlemler ele alınır ancak depolama hacminin doğru kullanılamaması da büyük sıkıntılardan biridir. Günümüzde minimum stok maliyeti ile çalışmanın önemini hepimiz biliyoruz ve depomuzu stoklama açısından buna uygun yönetemiyorsak ya da gereksiz stoklama maliyetleri oluşturuyorsak amaçladığımız hedefin uzağındayız demektir. Dolayısı ile bu madde altında stoklama maliyetlerini düşürme amaçlı hedefler ve stoklama maliyetleri yer alacaktır. ROI hesaplamasına katabilmek için depomuzdaki güncel toplam stok maliyetimizi belirlemek ve sisteme geçildikten sonra hangi oranda iyileştirme olacağını hedeflememiz gerekiyor. Ortalama senelik iş hacmi büyüme oranı ile bu rakamlar ileriki yıllar için ayrıca hesaplanır ve sonuçta sistemsiz bir durumda toplam yıllık stoklama maliyeti ve sisteme geçildiğinde toplam yıllık stoklama maliyeti karşılaştırılabilir. Sonuç olarak aradaki fark sizlere stoklama maliyeti için yatırım getirisini parasal olarak gösterecektir.

4.  Fire

Stoklama maliyetlerine bağlı gibi görünse de depolama süreçlerinde belirli nedenle kaynaklanan fireler ve bu firelerin parasal karşılıkları her operasyon için ayrı olarak ele alınmalı ve iyileştirme için ayrıca hedefler koyulmalıdır. Fire sebeplerimiz ürünlerdeki son kullanım tarihlerine göre operasyon yapamadığımızdan, raf ömürlerini takip edemediğimizden ya da stoklama biçiminden kaynaklı hasarlardan oluşabilir. Bu nedenle kendi içerisinde iyileştirme gerektiren bağımsız bir konudur ve ROI hesaplanırken de ayrıca ele alınmalıdır. Senelik ortalama fire maliyetleri geçmiş yıllar analiz edilerek hesaplanır ve sisteme geçildiğinde bu konuda yapılacak iyileştirmeler hesaplanarak hedefler belirlenir. Ortalama senelik iş hacmi büyüme oranı ile bu rakamlar ileriki yıllar için ayrıca hesaplanır ve sonuçta sistemsiz bir durumda toplam yıllık fire maliyeti ve sisteme geçildiğinde toplam yıllık fire maliyeti karşılaştırılabilir. Sonuç olarak aradaki fark sizlere fire kaynaklı maliyetler için yatırım getirisini parasal olarak gösterecektir.

5.  İş gücü

ROI hesaplamada kullanacağımız son ana maddemiz depolama sırasında operasyonlar için harcadığımız kaynak ve iş gücü olacaktır. Herhangi bir yöntem ve sistem ile yönetilmeyen kaynakları iyi planlanmamış bir depoda kesinlikle boşa harcanan zamanlar ve iş gücü vardır. Bu da operasyonlarınızı aynı kaynak ile daha hızlı ya da aynı kaynak ile daha fazla sayıda iş yapabilmenizin önünde büyük bir engel oluşturmaktadır. İş gücünü ROI içerisinde değerlendirmek ve iyileştirmenin sonuçlarını görebilmek için öncelikle depo içerisindeki iş gücü maliyetleri bir saat ya da gün için ortalama olarak hesaplanmalıdır. Hesaplama içerisine çalışan personeller ve giderleri, vergiler, araçlar ile ilgili giderler vb. eklenebilir. Tüm iş gücünü hesaplamak için vardiyalı yapılarda tüm vardiyalar ve var ise mesai için ödenen maliyetler de düşünülmelidir. Ek olarak depo yönetim sistemine geçildikten sonra hedeflenen iş gücü iyileştirme oranı belirlenir. Ortalama senelik iş hacmi büyüme oranı ile bu rakamlar ileriki yıllar için ayrıca hesaplanır ve sonuçta sistemsiz bir durumda toplam yıllık iş gücü maliyeti ve sisteme geçildiğinde toplam yıllık iş gücü maliyeti karşılaştırılabilir. Sonuç olarak aradaki fark sizlere iş gücü kaynaklı maliyetler için yatırım getirisini parasal olarak gösterecektir.

Sonuç olarak bu 5 ana başlık altında toplanan maliyetler ve iyileştirme hedefleri bize depo yönetim sistemi yatırımının ne kadar sürede getiriye dönüşeceğini ve yapılan yatırımın karşılığını vereceğini net olarak gösterecektir. ROI hesaplama için kullanılan bu ana başlıklara farklı operasyonlar için düşünülen farklı iş adımları ve buralardaki iyileştirmeler de eklenerek daha detaylı bir tablo ve görüntü elde etmek mümkündür. Yapılan hesaplama toplam proje için değil her aşama için ayrı ayrı da gerçekleştirilebilir.

Bir depo yönetim sistemi kurmayı planlıyorsanız ve bununla ilgili seçim sürecine geçtiyseniz görüştüğünüz çözüm sağlayıcılardan ROI hesaplama için yardım isteyebilirsiniz. Projelerini profesyonel olarak yürüten firmalar sizlere bu konuda hesaplama araçları ve yöntemleri sunacaktır. Sizler bu yöntem ve araçlar ile maliyetlerinizi kendiniz belirleyerek ve hedefleri çözüm sağlayıcınızdan alarak yaptığınız yatırımın getirisinin proje hayta geçmeden net olarak görebilirsiniz.

Blog ana sayfaya dön

Tüm Makaleler