Öncelikle belirtmek gerekir ki depolama ve lojistik süreçlerindeki ihtiyaçların belirlenmesi ve bunlarla ilgili alınacak kararlar için taleplerin ve gerekliliklerin oluşturulması tedarik zinciri ve lojistik ekiplerinin sorumlulukları arasındadır. Her birim gibi işletme içerisindeki bu birim ya da birimler de kendi süreçlerinin iyileştirilmesinden ve sorunlarını ortadan kaldıracak, hayatlarını kolaylaştıracak yenilikçi gelişmelerin takip edilmesinden kendilerini sorumlu hissetmelidir. Çünkü hiç kimse işinizi yaparken yaşadığınız sorunları ve çektiğiniz acıları sizden daha iyi bilemez ve bunları sizden daha iyi dile getiremez.

Sorumuza dönecek olursak, özel hayatımızda olduğu gibi iş süreçlerimizde de bir şeye ihtiyaç duyduğunuzu fark ettiğiniz an aslında çok geç kalmışsınız demektir. Bu sebeple, aşağıda yer alan maddelerden henüz karşılaşmadıklarınız var ise sizleri kutlarım, henüz geç kalmış sayılmazsınız ve gerekli yatırımı en hızlı şekilde gerçekleştirerek büyüyen iş hacminizi göğüsleyecek bir sistem için hazırlığınızı daha sağlıklı yapabilirsiniz.

Bir depo yönetimine ihtiyaç duyduğunuzun belirtileri,

1. Operasyona ve kişiye bağlı hatalar:

Bir yazılım ile yönetiliyor olmasa da her deponun kendi süreçleri için geliştirilen kuralları ve iş yapış şekilleri vardır ve bunlar kimi zaman yazılı kimi zamanda geleneksel olarak öğrenilmiş ve öğretilmiş kurallar olarak işletilir. Bu kural ve kontroller ne kadar iyi olursa olsun bir yazılım sistemi ile yönetilmiyor ve işletilmiyor ise operasyonu gerçekleştiren kişilerin ya da kontrol eden kişilerin inisiyatifinde gerçekleşiyor demektir. Bu yöntem operasyonu tamamen kişiye bağlı bir hale getirir ki bu da önemli bir sürecin hatalara en açık olduğu yöntemdir. Akıllı bir depo yönetim sisteminde bu kural ve kontroller iş emirlerine bağlı ve barkod okuma yöntemiyle kontrollü olarak gerçekleştirildiği için kimsenin kural ve kontroller ile ilgili kaygılanmasına gerek yoktur. Yapılacak olan tüm işlemleri sistem anlık olarak operatörlere kullandığı mobil cihaz aracılığı ile iletmekte ve operasyonun hatasız ve hızlı olarak işletilmesini sağlamaktadır. Deponuzda çalışan operatör ya da yöneticileri tatil izinlerine gönderirken zorlanıyor musunuz? Hasta olmalarından ya da işe gelmemelerin ve iş değiştirmelerinden ödünüz mü kopuyor? Onlar olmadığında operasyonunuz aksıyor mu? Deponuzdaki çalışanlar ve yöneticiler hiç izne çıkmadıkları ve hiç hasta olmadıkları halde operasyonlarınızda hatalar mı var? Çalışan inisiyatifinde olan operasyonunuzu kusursuz olması için bu durumdan kurtarmalı ve çalışanlarınızın tatil, istirahat ve mola haklarını en iyi şekilde kullanmalarını sağlamalısınız.

2.  Yetersiz envanter yönetimi:

Envanter yönetimi tanımını klasik stok takibi ile karıştırmamak gerekir. Stok takibi işlemlerini tüm erp sistemleri içinde barındırdıkları stok modülü ile gerçekleştirebilir ama envanter yönetimi sadece depo yönetim sistemlerine özel ve bu sistemlerin detaylı olarak barındırdığı bir özelliktir. Özetle mal kabulü yapılan bir ürünün ambalaj bazında (palet, kutu, çuval, torba, bobin vb.) benzersiz olarak kimliklendirilmesini (barkod ya da başka etiketleme teknolojileri) ve bu kimliklendirme işlemi sırasında ürüne ait tüm stok özelliklerinin (son kullanım tarihi, mal kabul tarihi, lot no vb.) sisteme eklenmesini ve operasyonel olarak bu özelliklerin kullanılmasını sağlamaktadır. Bir depo yönetim sistemi operatörleri son kullanım tarihi daha yakın olan ürünü sevk edilmesi için yönlendirir ve bu özellik sayesinde stokların verimli kullanılmasını sağlar. Üretim yapan işletmelerde ise bu stok özellikleri ile yapılan envanter yönetimi sayesinde üretilmiş olan üründe ve kullanılan hammadde arasında tam bir bağlantı ve izlenebilirlik sağlanmış olur. Deponuzda son kullanım tarihi geçmiş olduğu için çok fazla imha işlemi yapıyorsanız, üretimde stok özelliklerinden kaynaklı olarak hatalı hammaddeleri tüketiyor ve üretiminizi hatalı yapıyorsanız, müşterinizin özellikle istediği lot ya da parti yerine başka bir parti gönderiyorsanız vb. envanter yönetiminiz yetersizdir.

3.  Düşük sevkiyat karşılama oranları:

Geleneksel yöntemler olan kâğıt ya da sözlü kurallar ile işletilen, çok basit stok yazılımları ile yönetilmeye çalışılan ya da erp sistemlerinin yetersiz stok takip modülleri ile yönetilmeye çalışan depolarda düzgün bir depo yerleşim algoritması çalıştırılamadığından ve ürünlerin lokasyon izlenebilirliği sağlanmadığından sevk için toplama aşamasında ürünler stokta var göründüğü halde bulunamayabilir. Hatta bu ürünler deponuzda vardır ama kayıtlara manuel olarak işlenmediği için stokta görünmüyordur. Akıllı bir depo yönetim sistemi yazılımı çalıştırılmadığı durumda bir ABC kategorizasyonu yapmak ve ürün hızlarına, mevsimselliğe ve sezon etkilerine bakılarak ürünleri sevkiyat alanına yakın yerlere yerleştirmek ve bu döngüyü otomatik hale getirmek de mümkün değildir. Bu eksikler müşteri sevkiyatlarının ya da üretimden hammadde taleplerinin düzgün şekilde, zamanında karşılanmamasını, çalışanların iş için harcayacakları enerji ve eforu ürün arama, kontrol ve gereksiz mesafelere harcamalarına neden olur. Çalışan motivasyonları düşer, günlük sevkiyat karşılama miktarınızın çok altında sevkiyat yapmanıza neden olur. Depo yönetim sistemi yazılımı kullanmak bu kurguların tamamını akıllı algoritmalar çalıştırarak işletmenizi ve en doğru ürün yerleştirme, lokasyon yönetimi, mesafe yönetimi ile en doğru stok takibini gerçekleştirmenizi sağlar ve sevkiyat oranlarınızı en üst seviyeye taşır.

4.  Ürün ve sevkiyat ile ilgili müşteri şikayetleri:

Depolardaki en büyük sıkıntılardan bir tanesi yanlış ürün sevkiyatlarıdır ki bu size sadece müşteri memnuniyetsizliği olarak geri dönmez. Bunun yanında ek lojistik maliyetleri, ek depolama maliyetleri ve yanlış sevk edilen ürünlerin iade alındıklarında tekrar kullanılamaz durumda olması sebebiyle stok maliyetleri oluşturur. Müşterilerin siparişleri ile teslim edilen ürünler arasındaki farklardan sürekli şikayetçi ise, belirli bir bölge için planladığınız sevk aracı büyük kapasite boşlukları ile sefere gönderiliyor ve hatalı planlar nedeniyle aynı bölgeye başka seferler düzenliyorsanız. Sevk ettiğiniz ürünler ile ilgili adet, ambalaj, ürün kodu vb. hatalardan dolayı gerçekleşen iadeleriniz çok ise, sevk araçlarınız ile ilgili kapasite planlamasını ve sipariş eşleştirmesini düzgün yapamıyorsanız verimli bir sevkiyat gerçekleştiremezsiniz. Bu durumda yaptığınız tüm işlemler ve harcadığınız efor diğer giderler ile birlikte işinizin maliyetini artırmaktan başka bir sonuç doğurmaz. Ürün ve sevkiyat detaylarınız hakkında müşteri şikayetleriniz var ise ve iade süreçlerinizin çok yoğun olduğunu gözlemliyorsanız bu sıkıntılar bile tek başına bir depo yönetim sistemi yazılımına ihtiyaç duyduğunuz manasına gelmektedir.

5.  Hammadde kaynaklı üretim hataları ve duruşları:

Deponuz ya da depolarınızdan bazıları üretime hammadde temini sağlayan hammadde depolar olabilir. Hammadde depoların süreçleri sevkiyat yapılan bitmiş ürün depoları ile aynı gibi görünse de operasyonel olarak çok farklı işletilen kurallara ve kontrollere sahip olabilirler. Bu sebeple sevkiyat yapılan depolardan ayrı olarak düşünülerek süreçlerinin ayrı olarak tasarlanması gerekmektedir. Özellikle üretimde kullanılacak olan hammaddelerin stok özelliklerinin spesifik olarak üretimden talep edilmesi ve toplamanın bu özelliklere göre yapılması çok önemlidir. Buna bağlı hatalı ürün toplama ve üretimde hatalı ürün kullanımı üretimin verimini düşürdüğü gibi çıkan ürününde kullanılamaz ve satılamaz olmasına neden olmaktadır. Geleneksel yöntemler ile işletilen süreçlerde üretimden gelen taleplerin karşılanması konusunda yanlış hammadde, hatalı adet, yanlış stok özelliği, hammadde stok yetersizliği vb. çok fazla hata oluşmaktadır. Bir depo yönetim sistemi yazılımı hammadde stoklarının minimum ve maksimum değerlerini sürekli takip ederek azalan stoklar için sizleri uyararak hammadde yetersizliğinden kaynaklı üretim duruşlarını engeller. Barkod ya da başka bir kimliklendirme yöntemi ile toplama ve üretime çıkışlarda okutma ve doğrulama yöntemi ile yanlış hammadde, hatalı adet, yanlış stok özelliği vb. durumlarını ortadan kaldırır. Üretim süreçlerinizde bu nedenlerden dolayı çok sık duruş yaşıyorsanız, hammadde kaynaklı sıkıntılardan dolayı siparişlerinizi zamanında üretim yapamadığınız için karşılayamıyorsanız, üretilen ürünlerde hammadde kaynaklı kalite hataları çok fazla ise deponuzun yönetimini akıllı bir depo yönetim sistemi yazılımına teslim etmenizin zamanı çoktan gelmiş demektir.

6.  Düşük operatör performansları:

Hepimizin çalışma motivasyonu ve performansı değişkenlik göstermektedir, özellikle hedef odaklı çalışmalar olmadığı durumda ve performanslarımızın ölçülüp değerlendirilmediği durumlarda kendimizi daha efektif ve daha faydalı çalışmaya motive etmemiz mümkün değildir. En etkin çalışmanın etkin dinlenme ve ödül ile teşvik edildiğinde ortaya çıktığının kanıtlanmış olması iş süreçlerinde de bu değerlendirmelerin ve yöntemlerin kullanılmasına ışık tutmuştur. Deponuzda çalışanların iş gücünü verimli olarak kullanmalarını sağlamak ve onları göstermiş oldukları özverili çalışma, yüksek performans konusunda ödüllendirebilmeniz ve dolayısı ile iş süreçlerinizi daha verimli hale getirerek herkesin daha keyifli çalışmasını sağlamanız için performans ölçme ve değerlendirme araçlarınızın olması gerekmektedir. Performans ölçümlerinin yapılmadığı, ödül ve teşvik unsurlarının işin içerisinde katılmadığı, kuralsız ve adil olmayan iş paylaşımı çalışanların motivasyonunu düşürmekte ve genel olarak iş süreçlerinin sağlıksız yürümesine neden olmaktadır. Bu sorunu anlayabilmek için operasyonun günlerce izlenmesine gerek yoktur, kısa süreli çalışmaları uzaktan takip etmek, çalışan şikayetleri vb. bir fikir oluşturabilir. Bir depo yönetim sistemi yazılımı sayesinde depodaki iş emirlerini dijital olarak oluşturmak, bu iş emirlerini çalışanların sistem yönlendirmesi ile yapmasını sağlamak, onları gereksiz iş yükünden ve efordan kurtararak motivasyonlarını artıracağı gibi yaptıkları tüm çalışmaları ölçerek performans değerlendirmeleri ile kendilerine ödüller sunmak süreçlerinizin daha verimli işlemesini sağlayacaktır. Düşük motivasyon ya da aşırı performans kaygısı sistem kontrolü olmayan yapılarda büyük hatalara gebedir.

7.  Depolama hacminin efektif kullanılamaması:

Deponuzu ve iş gücünüzü ne kadar efektif kullanıyorsunuz? Geleneksel yöntemlerde depoların düzenlerinin yeteri kadar profesyonel yapılamaması ve her ürün için belirli stok alanlarının sabitlenmesi, sevkiyat ve mal kabul süreçlerindeki plansızlıklar deponuzun operasyon yoğunluğunun gereksiz artmasına, depolama hacminizin ve kaynaklarınızın gereksiz tüketilmesine neden olmaktadır. Depo yönetim sistemleri özellikle depolardaki alanları dinamik olarak en efektif şekilde kullanmaya yönelik algoritmalar ile donatılmıştır. Bu sebeple hangi ürünün ne zaman hangi alanda stoklanacağına, hangi ürünün hangi ürünle yan yana gelemeyeceğine, hangi iş emrinde hangi araç kullanılması gerektiğine depo yönetim sistemi sizin yerinize karar verir ve operasyonun kusursuz olarak en verimli şekilde işlemesini sağlar. Uzun süredir deponuzda duran ve bu nedenle kullanılamaz durumda gelerek imha edilen ürünleriniz mi var? deponuzdaki alanların efektif kullanılamamasından kaynaklı alan problemleri ve fiziksel zorluklarla mı boğuşuyorsunuz? Bunlara bağlı olarak mal kabul ve sevk planlarınız sekteye mi uğruyor? Soruların cevabı evet ise geleneksel yöntemler ile ya da erp sistemlerinin stok takibi modülleri ile depo yönetmeye çalışmayı bırakmalısınız.

Yukarıdaki durum ve sorunların herhangi birini bile yaşıyorsanız bir depo yönetimine ihtiyaç duyuyorsunuz anlamına gelebilir ve yaşadığınız tek bir problemin ortadan kaldırılması bile depo yönetimi yazılımı için yapacağınız yatırımı kısa sürede amorti edecektir.

Günümüzde iş süreçlerini dijitalleştirmeyen, veriye en kısa sürede ulaşmayı başaramayan ve bu nedenle kararlarını geç ya da yanlış veren, iş yapış biçimlerini belirli bir sistem ile kontrollü olarak gerçekleştirmeyen tüm işletmeler büyüme karşısında gereken reaksiyonu gösteremez. Bu işletmeler ne istenilen çalışmalara cevap verebilir ne de yeterli performansı sergileyebilir. Bu tür durumlarda da en yanlış yöntem ile genellikle sorumlu olan çalışanlar cezalandırılır. Halbuki olması gereken çalışan bağımsız kontrollü ve izlenebilir sistemler oluşturmak ve bunları çalışanların işlerini daha kolay hale getirmelerini sağlayan araçlar haline getirmektir.  Depo yönetim sistemi yazılımları bu araçlardan bir tanesidir.

Blog ana sayfaya dön

Tüm Makaleler