Bir depodaki en önemli unsurlardan biri toplama aktiviteleri ve yöntemleridir. Mal kabul, yerleştirme ve diğer işlemler ile karşılaştırıldığında toplama işlemleri için harcanan süre ve iş gücü maliyeti çok daha fazla olduğu görülmektedir ki bir depoda yaşanan zaman ve iş gücünün %60’ının toplama aktiviteleri sırasında oluştuğu çeşitli araştırmalar ile kanıtlanmıştır. Bu en önemli unsur aynı zamanda tüm satış süreçleriniz ve lojistik süreçlerinizdeki maliyetlerinizi de etkiler ve müşteri memnuniyetini belirler. Bu sürecin işletmeye ve iş yapış şeklinize en uygun şekilde dizayn edilmesi ve doğru süreçler, doğru sistemler ile çalıştırılması işinizi doğru ve başarılı bir şekilde yapmanızın temel anahtarıdır. Bu yazımızda bu önemli konunun nasıl en doğru şekilde dizayn edilebileceği ve dünyada en fazla kullanılan yöntemlerin neler olduğu konusuna değineceğiz, işte bilmeniz gerekenler.

Tüm detaylara değinmeden önce sipariş toplamanın temel olarak ne manaya geldiğini bilmemiz gerekiyor;

Sipariş toplama çok sayıda müşteri siparişini karşılamak için bir depo içerisindeki envanterlerden en doğru ve uygun olanı belirlemek ve bu envanterleri sevkiyata hazır hale getirmektir. Bu işlem tedarik zinciri sürecinin en önemli adımlarından biridir ve her depo için en pahalı ve en çok emek harcanan iş sürecidir. Yukarıda da değindiğimiz gibi bir depoda yaşanan iş gücünün %60’ı toplama işlemleri sırasında gerçekleşmektedir. Sipariş toplama süreci bu kadar emek yoğun, pahalı bir süreç olduğundan ve müşteri memnuniyetini doğrudan etkilediğinden firmalar bu süreci iyileştirmek için daha fazla çalışmakta ve araştırma yapmaktadır.

En çok tercih edilen sipariş toplama yöntemleri nelerdir?

Depolarda toplama süreçleri için tasarlanmış çok sayıda yöntem vardır ve her biri kullanılan işletmenin süreçlerini iyileştirmek için dizayn edilmiş ve özelleştirilmiştir. Bunlardan bir tanesi deponuzun fiziksel yapısına, iş süreçlerinize, depo kaynaklarınıza, stoklama biçiminize, ürünlerinize ve siparişlerinize bağlı olarak sizin için diğer yöntemlerden daha verimli olabilir. Buna karar verebilmek için aşağıdaki yöntemleri inceleyebilir ve iş hacminizi büyütme konusundaki hedeflerinizi de masaya koyarak deponuz için en doğru yöntemi seçebilirsiniz.

1. Sipariş Bazlı Toplama (Single Order Picking)

Depolarda en çok kullanılan ve bir operatörün her seferinde tek bir siparişi toplamak için depoda dolaştığı bir yöntemdir. Geleneksel yöntemde yani herhangi bir WMS ile yönetilmeyen depolarda ERP ya da satış sistemlerinden gelen siparişler depo yöneticileri tarafından toplayıcı operatörlere kâğıt yardımı ile verilir ve her bir operatörün tek bir sipariş toplaması sağlanır. Bu yöntem bazı durumlarda deponun fiziki süreçlerine uygun olması açısından WMS kurulu olan depolarda da kullanılmaktadır. Bu gibi durumlarda WMS bu yöntemi daha iyi hale getirmek için ABC kategorizasyonu yaparak en hızlı ürünleri en yakın raflara yerleştirir ve operatörün gereksiz zaman kayıplarını önler. Ayrıca WMS toplanacak ürünleri çeşitli algoritmalar çalıştırarak aloke eder ve son kullanım tarihi, lot numarası, raf ömrü, FIFO vb. kriterlere bakar ve en doğru ürünün toplanmasını sağlar. Sipariş bazlı toplama işlemi hem iş gücü hem de zaman açısından çok efektif olmasa da çeşitli nedenlerde dolayı deponuzda bu yöntemi kullanmak zorunda kalıyorsanız WMS kurarak sipariş bazlı toplama yöntemini daha iyileştirilmiş bir hale getirebilirsiniz.

2.  Parti/Dalga Toplama (Batch/Wave Picking)

Bu toplama yönteminde bir operatör birden fazla siparişi tek bir seferde toplayabilir. Siparişlerin bir araya getirilmeleri ve bir toplama dalgası yaratılması işlemi WMS tarafından yapılmalıdır. Siparişlerin dalgaya dönüştürülmesi ve hangi ürünlerin hangi adreslerden toplanacağına karar verilmesi sistem tarafından son kullanma tarihi, lot numarası, raf ömrü, FIFO vb. stok özelliklerine bakılarak yapılmaktadır. Bu yöntem “pick to box” adı verilen kutuya toplama ile ya da “pick to light” ışıklı toplama otomasyon sistemi ile birleştirerek de tasarlanabilir ve toplama süresi ile kutulama süresi birleştirilerek süreç daha verimli bir hale getirilebilir. Eğer siparişlerdeki ürünler ufak ve az adetli ise pic to box hem toplama yapma hem de toplarken sipariş bazında kutulama yapmanıza olanak sağlar. Buradaki işlemlerin doğru çalıştırılması için WMS sistemine bağlı barkod okuyuculu el terminalleri kullanmak ve toplanan ürünler ile kutu barkodları okutularak doğru eşleşmelerin sağlanması gerekmektedir.

3.  Çoklu Parti/Dalga Toplama (Multi-Batch/Wave Picking)

Bu yöntem parti ya da dalga toplama olarak adlandırılan yöntemde oluşturulan toplama listelerinin birleştirilmesi manasına da gelebilir. Bir seferde birden fazla dalga toplama işleminin tek bir operatör tarafından toplanması sağlanmaktadır. Bu işlemin doğru çalışması için WMS sistemi kesinlikle kullanılmalıdır. Aynı anda birden fazla sipariş dalgasının tek bir kişi tarafından toplandığı ve aynı zamanda toplarken kutulandığı ve sipariş bazında hazırlıkların yapıldığı bir yöntemdir ve kullanıcı hatalarının önüne geçebilmek için kesinlikle barkod okutma işlemi yapılmalıdır. Doğru aloke edilmemiş envanterlerden oluşan ve toplama rotalarının efektif olarak çıkarılmadığı durumlarda bu yöntem hataların ve toplama için harcanan sürenin artmasına neden olacaktır. WMS kullanılan depolarda sorunsuzca işletilebilir ama kullanılan WMS’in bu toplama yöntemine uygun altyapıya sahip olması ve doğru algoritmalar ile toplama rotalarını oluşturması gerekmektedir.

4.  Bölgesel Toplama (Zone Picking)

Bölgesel toplama genel olarak depolardaki ürün kategorilerinin raflara göre dağıtıldığı ve birbirlerine karıştırılmadığı durumlarda kullanılır. Kısacası deponuz belirli ürün gruplarına göre bölünmüş ve her ürün grubunda çalışanlar ayrı ayrı takım olarak oluşturulmuşsa bu yöntem sizin için uygun olabilir. Bölgesel toplamada siparişler içerisindeki ürünler WMS tarafından bölgelere göre konsolide edilir ve ilgili bölgenin toplama yapan gruplarına iş emirleri olarak ayrı ayrı gönderilir. Bu bölgelerde görevli toplama operatörleri kendilerine gelen emirleri icra ederler ve toplanan ürünleri sevk noktasında sistemin kendilerine gösterdiği alana bırakırlar. Tüm bölgelerden gelen ürünler burada sipariş bazında birleştirilir ve sevkiyata hazır hale getirilmektedir. Bu noktada yapılan sipariş bazında ayrıştırma ve kutulama işlemleri yine WMS tarafından kontrollü olarak gerçekleştirilmeli ve doğru ürünlerin doğru sipariş için kutulanması sağlanmalıdır. WMS kullanılmadığı durumda bu yöntemde oluşan toplama hataları kutulama aşamasında ortaya çıkacağından eksik ya da yanlış ürünler için tekrar toplama yapılması ayrıca bir zaman kaybı oluşturacaktır.

5.  Sipariş Birleştirme ile Toplama (Order Consolidation)

Bu yöntem dalga toplama ve bölgesel toplamaya alternatif olarak düşünülebilir. İki yöntemin özellikleri birleştirerek oluşturulmuştur. Seçilen siparişler WMS tarafından bölgelere göre ayrıştırılarak toplama emirleri oluşturulur ve ilgili bölgelerin toplama için görevli operatörlerine gönderilir. Operatörler kendi bölgelerine ait ürünleri toplarken sipariş bazında kutular ve sistemin kendilerine gösterdiği hedef noktaya teslim eder. Her bölgeden gelen kutular burada ana sipariş numarası bazında birleştirilir ve büyük bir kutu ya da palet oluşturularak sevke hazır hale getirilir. Bu yöntemin doğru ve hatasız çalışması için WMS kullanılması şarttır. Yöntem kendi içerisinde çok sayıda algoritma çalıştırmak zorunda kalabilir ve toplama aşamasındaki hataların önlenmesi için barkod okutma işlemleri ve kutulama işlemleri gerektirir. Sevk noktasında yapılacak olan konsolidasyon için de yine sistem kontrolü gerekmektedir.

Tüm bu yöntemler genel olarak kullanılan ve işletme şartlarına göre bazı özelleştirmeler ve otomasyon sistemleri ile desteklenen yapılardır. Deponuzdaki toplama işlemlerinin daha kontrollü bir yapıda iyileştirilmiş olarak gerçekleştirilmesini hedefliyorsanız ilk olarak bir WMS sistemi sahibi olmanız gerekmektedir. WMS sisteminin sahip olduğu çeşitli toplama yöntemlerini deponuz için uygulayabilir ya da bu yöntemleri çözüm sağlayıcınız ile görüşerek size en uygun hale getirebilirsiniz. Elbette ki tek bir yöntem kullanmanız şart değildir. Deponuzdaki farklı ürün grupları ya da farklı sipariş tiplerine göre çok farklı yöntemleri aynı anda çalıştırabilir ve operasyonlarınızı tiplerine göre kendi içlerinde olabilecek en iyi seviyeye taşıyabilirsiniz. Örnek olarak deponuzda hem bayi ağınızdan gelen siparişleri topluyor ve sevk ediyor hem de e-ticaret sisteminden gelen siparişleri topluyor ve sevk ediyor olabilirsiniz. Böyle durumlarda depolar genelde iki yapıya bölünür ve ana depo bayi siparişleri için farklı yöntemler ile toplama yaparken e-ticaret için ayırılmış olan alan market gözleri gibi dizayn edilerek farklı yöntemler ile toplama yapılması sağlanır. Bu ve buna benzer yapılarda toplama işlemleri WMS tarafından yönetilmeli ve iş emri bazında süreç izlenebilirliği sağlanmalıdır.

Bir depo yönetim sistemine sahipseniz ve toplama süreçlerinin iyileştirilmesini düşünüyorsanız çözüm sağlayıcınızla görüşüp kendilerinin bu konudaki deneyimlerini kullanarak iş süreçlerinize en uygun yöntemleri sisteminize eklenmesini talep edebilirsiniz. Çözüm sağlayıcınız bu isteklerinize cevap veremiyor ise büyüyen iş hacminizi ve hedeflerinizi de düşünerek sahip olduğunuz sistemi değiştirmenizi öneririm. Her işletme büyüyen bir çocuk gibi sürekli gelişmektedir ve yeni süreçlere ayak uydurmak zorundadır bu nedenle kullandığınız sistemler de ihtiyaçlarınıza cevap veremez duruma geldiyse kesinlikle değiştirmelisiniz, sadece bu sistemlerin sunduğu imkanlar ile yetinmek iş süreçlerinizin gelişmesine engel olacaktır. Ayağınızı sıksa dahi aynı numara ayakkabıyı giymeye devam etmek günlük hayatta sizlere ufak rahatsızlıklar verse de ileride çok daha büyük sorunlar çıkmasına neden olacaktır.

Blog ana sayfaya dön

Tüm Makaleler