Deponuzdaki tüm süreçleri yönetebilecek ve insandan bağımsız bir sistem kurmanızı sağlayacak olan depo yönetim sistemi yazılımını seçerken elbette ki ilk endişe edilen konu genel ihtiyaçlardır. İncelenen ve gözlemlenen çözümlerin tamamında cevaplanması elzem olan konular bu yazılımların deponuzun anlık ihtiyaçlarını ne kadar karşılayacağı ve yaşadığınız sıkıntılara ne kadar çözüm olacağıdır. Bu psikolojik açıdan da süreç analizi açısından da doğru bir bakış açısıdır ama yeterli midir?

Depo yönetim sistemi gibi büyük ve uzun vadeli yatırımlarda anlık ihtiyaçların yanında gelecekteki iş planlarına uygun özellikleri de incelemek ve değerlendirmek gerekmektedir. Buna ek olarak incelenen çözümün getirdiği ve sizin hiç hesaplamadığınız faydalar ve ek özellikler olabilir bu nedenle ürünü detaylı olarak incelemek, ürün yöneticilerinden ya da teknik uzmanlardan ürün hakkında detaylı bilgiler almak ve mümkünse ürünün çalıştığı depolarda saha ziyaretleri yapmak seçim konusunda sizlere inanılmaz faydalar sağlayacaktır.

En çok sorulan ama cevabının olumlu olması durumunda sizlere zarar verecek olan en bilindik soru “bizim sektörümüzde bir firmada kullanılıyor mu” sorusudur. Depo yönetim sistemi olarak geliştirilmiş bir ürün için aynı sektörde kullanılıyor mu sorusu sormak sizler için yanıltıcı olacaktır. Elbette ki aynı sektörde kullanılıyor olması sizlerde, çözümün sektöre özel sorunlara cevap bulmuş olduğu düşüncesi yaratabilir ama bazı sorunlara cevap bulsa da aynı zamanda sektörünüzde yapılan yanlışları kopyalayarak devam ettirmenize de neden olacaktır. Bu nedenle sektöre özgü çözümler yerine sektör bağımsız çözümlere yönelmek en doğru seçim olacaktır. Sektör bağımsız yazılımlar gelişimi gereği tüm sektörlerdeki ihtiyaçlar düşünülerek tasarlanmakta ve kodlanmaktadır ve bir sektörde üretilen cevapları bir diğer sektörde de kullanılabilir hale getirmektedir.

Peki hangi adımları izlemeli ve nasıl seçim yapmalısınız,

Size en uygun depo yönetim sistemi yazılımını seçebilmek için dünyada kullanılan en yaygın yöntem bir RFQ dokümanı hazırlamak ve firmalardan bu dokümana göre çözüm sunmalarını beklemektir. İhtiyaçlar, karşılaşılan sıkıntılar, gelecekteki operasyonel değişiklikler ve büyüme düşünülerek hazırlanmış RFQ (Request For Quotation) çözüm sağlayıcı firmalara projeniz ve beklentileriniz konusunda net bir fikir verecek ve sunulan çözümün ölçeklenmesinde sizlere yardımcı olacaktır. RFQ’nun bir nevi şartname içerisindeki teknik özellikleri barındırdığını söyleyebiliriz. Nihayetinde sizlere ulaşan firmaları ve çözümleri bu soru listesindeki cevaplara göre değerlendirebilir ve sonucu belirleyebilirsiniz. Bu soru listesini kendiniz hazırlayabilir ya da çözüm sağlayıcılardan yazılımları ile ilgili örnek RFQ dokümanı talep edebilir ve kendi beklentilerinize göre yeniden düzenleyebilirsiniz.

İhtiyaç belirlemede en önemli husus operasyon ekiplerinin fikirleri ve yaşadıkları sıkıntılardır. İhtiyaç dokümanı ya da RFQ hazırlığı iç kaynaklar ile gerçekleştiriliyorsa bu süreç içerisine mutlaka lojistik, tedarik ve bilgi işlem dahil edilmelidir. Sahadaki operatörler ile operasyonların nasıl yapıldığı tek tek tartışılmalı, yaşadıkları sıkıntılar dinlenmeli ve ihtiyaçlar bunların üzerine inşa edilmelidir. Bu süreç içerisinde ihtiyaçların bazılarının sistemle ya da yazılım ile çözülemeyeceği ve altyapı problemleri olduğu bile anlaşılabilir ve sizleri gereksiz taleplerden kurtarabilir.

Bazı firmalar için en doğru yöntem WMS (warehouse management system) seçimi konusunu danışman bir firmaya devrederek bu süreci tamamen outsource etmektir. Özellikle seçim ve değerlendirme aşamasında iç kaynakların yeterli olmadığı durumda kullanılan bu yöntem için danışmanlarınızın operasyondaki ihtiyaçları iyice anlaması adına lojistik süreçlerinizi analiz etmeleri ve bir analiz dokümanı oluşturarak RFQ yaratmalarını sağlamak gerekmektedir. Nihayetinde oluşturulan bu ihtiyaç analizi ve RFQ dokümanları sayesinde çözüm sağlayıcı firmalar ile görüşmeler yapılabilir ve fiyat teklifleri toplanarak doğru olan çözüm belirlenebilir. Bu yöntem her firma için uygun olmamakla birlikte kısıtlı bir bütçe ile ilerliyorsanız ayrı bir maliyet kalemi oluşturacaktır ve proje analiz sürecini uzatacaktır. Bunun yerine danışman kadrosu kuvvetli ve deneyimi yüksek çözüm sağlayıcıların süreçlerinizi analiz etmesini ve akabinde çözüm ve fiyat paylaşmalarını talep edebilirsiniz.

Genel olarak hızlı bir liste yapmak gerekirse önem sırasına göre aşağıdaki kalemler üzerinden detaylara gidilerek seçim konusunda tam isabet sağlanabilir.

1.  Firma deneyimi, danışman deneyimi, ekip büyüklüğü

Projenizde çözüm sunmasını beklediğiniz firmaların kaç yıldır bu çözümleri sunduğu, sizler ile görüşen danışmanların iş deneyimleri ve firmanın ekip büyüklüğü projenizin analiz sürecinin en sağlıklı şekilde geçmesi ve ilerleyen süreçlerde kaynak yetersizliğinden projenin sekteye uğramaması açısından çok önemlidir.

2.  Referans özellikleri, operasyon çeşitliliği

Firmaların çözüm sundukları referansları ve bu referanslardaki memnuniyet durumu size projenizin başarısı konusunda ışık tutacaktır. Referansların farklı sektörlerde olması ve çok farklı sayıda operasyon barındırması çözüm sunan firmanın deneyiminin iyi olduğunun göstergesidir.

3.  Yerli kaynak, yerinde destek ve ulaşılabilirlik

Global oldukları için yapıları gereği WMS konusunda global bir çözüm almak elbette ki bazı firmalar için kaçınılmaz olabilir. Böyle bir kısıt yok ise yerli üretim bir yazılım tercih etmek hem maliyet açısından hem de bakım ve destek konularında hızlı cevap alabilmek adına en doğru karar olacaktır.

4.  Yazılım, donanım ve teknik destek bütünlüğü

Çözüm sağlayıcı firmanın yazılım, donanım ve teknik servis konularında tek elden hizmet verebiliyor olması projenizin başarısında büyük önem sahibidir. WMS projelerinde işin önemli kısımlarından biri yazılımların üzerinde çalışacağı donanımlardır. Yazılım ve donanımı farklı tedarikçilerden satın aldığınız durumda uyumsuzluklar ve beklenmeyen sıkıntılar ile karşılaşılabilirsiniz. Projenin devreye alımında ya da sonrasında nedeni tespit edilemeyen sıkıntılar ortaya çıktığında iki taraf ile de ayrıca görüşmeniz ve ekstra efor harcamanız gerekir. Bu hizmetlerin tamamını tek elden sunan bir çözüm ortağı sizleri bu dertlerden kurtaracaktır.

5.  Sektör bağımsızlığı ve uyarlanabilirlik

Yazımızın başlarında bahsettiğimiz gibi sadece bir sektöre özel geliştirilmiş uygulamalarda ya da bir sektör içerisinde yaygınlaşmış ama diğer sektörlerce tercih edilmemiş uygulamalarda belirli bir uzmanlık oluşmuştur ama kesinlikle yeterli değildir. Diğer sektörlerdeki dinamikler kaçırılmış ve farklı özelliklerden yoksun kalınmıştır. Bu nedenle çözüm seçerken sektör bağımsız olması ve işletme şartlarınıza uyarlanabilir olması kesinlikle en önemli hususlardandır.

6.  Operasyonel modül genişliği ve deneyimi

Bir depo yönetim sisteminin sahip olması gereken temel modüllerin tamamının incelediğiniz çözümlerde yer alması gerekmektedir. Buna ek olarak depo yönetim sistemi kesinlikle depoyu kendi başına yöneten, akıllı algoritmalara sahip, operatörlerin aklında soru işaretleri oluşturmayan ve iş emri bazlı çalışan bir yapıya sahip olmalıdır. Mal kabulden sevkiyata kadar tüm işlemler gerçekleştirilebilmeli ve mobil olmalıdır. Deponuzdaki kalite kontrol gibi özel işlemlere cevap verebilmelidir. Önemli durumlarda sizleri mesaj ya da email ile bilgilendirmelidir. Değişen dinamiklere göre tekrar adapte edilebilmelidir.

7.  Entegrasyon uyumluluğu ve deneyimi

Seçeceğiniz yazılım kesinlikle başka yazılımlar ile entegre çalışmış olmalıdır. Entegrasyon için belirli yöntemleri ve prensipleri olmalıdır. Seçeceğiniz yazılım proje içerisinde özellikle ERP sistemi ile entegre çalışacaktır bu nedenle yazılımın sektörde kullanılan çok sayıda ERP sistemi ile halihazırda entegre çalışması ya da bu entegrasyona hazır olması gerekmektedir. Sadece yazılımın bu entegrasyona hazır olması işin doğru yapılacağı manasında gelmemektedir. Çözüm sunan firmanın da bu konularda daha önceki projelerinde belirleyici deneyimlerinin olması gerekmektedir.

8.  Proje adımlarına yaklaşım ve profesyonellik

Kararınızı etkileyecek en önemli adımlardan bir tanesi de çözüm sağlayıcı firmanın projenize yaklaşımı ve projenin analizden teslime kadar olan sürecindeki profesyonelliğidir. WMS projeleri gerçekten çok fazla efor gerektiren, çok ciddiye alınması gereken ve başarıya ulaşmak için birçok etkenin aynı anda verimli kullanılmasını gerektiren projelerdir. Seçeceğiniz çözüm sağlayıcı projelerini hangi yöntem ile yönetiyor, proje ekibinin iş takibini nasıl yapıyor ve dokümantasyon konusunda nasıl davranıyor sorularının cevapları bu konuda size fikir verecektir.

9.  Teknik altyapı uyumu, kullanılan teknolojiler

Seçeceğiniz yazılımın şirket içerisinde karar verdiğiniz bilgi sistemleri kurallarına ve kullanılan araçlara uyumu önemlidir. Kullanılan teknolojiler bilgi sistemleri ekibinin aşina olduğu ve gerektiğinde içeride desteğin sağlanabileceği teknolojiler olmalıdır. Firmanıza çok yabancı bir teknoloji ile geliştirilmiş ya da hiç kullanmadığınız bir veri tabanı üzerinde çalışan yazılımlar için içeride herhangi bir kontrolünüz olmayacaktır ya da bu kontrolü sağlamak için eğitim, personel alımı vb. başka yatırımlar yapmanız gerekecektir.

10.  Sahip olunan ekipman ve altyapıya uyumluluk

WMS projelerinde yatırımlar yapılırken en önemli kalem elbette ki yazılım olmaktadır fakat halihazırda elinizde bulunan donanımlar (el terminali, barkod yazıcı, sunucu, wireless altyapı, otomasyon sistemleri vb.) seçeceğiniz yazılımla uyumlu çalışır mı? Bu sorunun cevabı yapacağınız yatırımın boyutunu değiştirebilir bu nedenle sorgulanması gereken ve karar aşamasında sizleri bütçesel olarak yönlendirecek hususlardan biridir.

11.  İhtiyaç duyulan teknik ya da teknolojik kaynaklar

Proje ihtiyaç analizine göre çıkarılan taleplerde projede hangi departmandan kaç kişinin çalışması gerektiği, çözüm sağlayıcının projeye kaç danışman ayıracağı önemli bir kaynak gereksinimidir. Bununla birlikte WMS çözümünün ihtiyaç duyduğu sunucu ve sunucu üzerindeki teknolojik ihtiyaçlar ek bir yatırım gerektirebilir. Bütçe konusunda sıkıntılı bir süreç yaşanıyorsa eldeki kaynaklar ile ek maliyetler oluşturmadan gerçekleştirilebilen yazılımlar önem açısından üst sıralarda olabilir.

12.  Operasyonel ihtiyaç ya da sıkıntılara verilecek cevaplar

Seçilen çözümün operasyonda yaşanan sıkıntılara tam olarak cevap vermesi beklenmelidir. Bunu belirleyebilmek için operasyonel hataların altyapı kaynaklı olup olmadığı ve yazılım ile çözülmesi gereken bir konu olduğu kesinlik kazanmalıdır. Çözümsüz kalan bir konuda olursa yapılan yatırımın tam olarak karşılığı alınamamış olabilir. Oluşturulan RFQ da bu sorunlar belirtilmeli ve çözüm sağlayıcıdan işin yapılabilirliği konusunda teyit alınmalıdır.

13.  Gelecek dönemdeki planların yazılımdaki karşılıkları

Her operasyon kendine ve sektöre has dinamiklere bağlı olarak büyüme potansiyeli taşır bu nedenle seçeceğiniz yazılımı ileriki yıllarda iş hacminin ve depolama hacminin büyümesine cevap verebilecek şekilde değerlendirmelisiniz. Bunun yanında ileriki yıllarda yapılacak yeni yatırımlar, farklı operasyon yöntemleri de yazılımın kolaylıkla cevap verebileceği ya da ufak değişiklikler ile uyum sağlayabileceği durumlar olmalıdır.

14.  Bütçesel yakınlık, lisanslama modeli ve bedelleri

İhtiyacınızı karşılayan birden fazla seçeneği elde ettiğinizde en önemli konu yatırım maliyeti olacaktır. Elbette en uygun maliyetli yazılım tercih edilmelidir ama seçeneklerinin tamamının tüm özelliklerinin aynı olduğu durumda bu geçerlidir. İşinize yaramayacak ve 6 ay sonra çöpe atacağınız bir yazılımı diğerlerinden daha ekonomik diye tercih etmek en büyük hatadır. Bu yanlış seçimin size getirdiği maliyet diğerlerinin satın alma maliyetinden çok fazla olacaktır ve firmanızdaki proje başarı inancını zedeleyecektir. Bu nedenle seçenekler maksimum düzeyde birbirine yakın özelliktekiler ile kısa bir listeye indirilmeli ve sonrasında finansal açıdan değerlendirilmelidir. Burada lisanslama maliyeti kadar devam eden yıllardaki bakım ve destek maliyetleri de incelenmelidir.

15.  Proje zamanlaması, benzer proje süreleri

Projenizin başarısı belirli zamanlarda devreye alınması ile doğru orantılı olabilir. İş yoğunluğunuzun yüksek olduğu zamanlarda değil sizin için kısıtlı ama daha rahat olduğunuz zamanlarda proje gerçekleştirmek istersiniz. Bu koşullara anında cevap verebilecek ve hız açısından istediğiniz teslim sürelerine yetişebilecek çözüm ortaklarını tercih etmeniz önemlidir.

Depo yönetim sistemi operasyonel olarak saha çalışanlarının kullandığı, mobil cihazlar üzerinde işin yapıldığı anda kullanılan ve sıkıntı oluştuğunda süreci durdurma riski taşıyan bir sistemdir. Bu nedenle yazılım ne kadar iyi olursa olsun öncelikle yazılımı implemente edecek olan firma ya da danışman ekip asıl değerlendirme konusu olmalıdır. Hepimiz biliyoruz ki sahip olduğumuz araç ne kadar muhteşem olursa olsun tüm özelliklerini çalıştırarak kullanacak ehliyete sahip değilsek bu araca sahip olmamızın bir önemi kalmıyor ya da planlanan fayda elimize geçmiyor. Süreç analizlerini yürütecek ve yazılımı devreye alacak ekibinin de en az yazılım kadar yetenekli ve deneyimli olması şarttır. Bu nokta özellikle sorgulanmalıdır.

Unutmamak gerekir firmanız için bazı durumlar nedeniyle birden fazda doğru seçenek olabilir. Özellikle iş tanımlarının çok karmaşık olmadığı operasyonlarda birden fazla yazılım hem şuandaki operasyonu hem de gelecekte planlanan yapıyı destekliyor olabilir. Bu nedenle öncelikle çözüm sağlayıcının değerlendirmesi yapılmalıdır. Yazılım üreticisi ya da bayi vb. çözüm sağlayıcı firmanın deneyimi, ekip büyüklüğü, projeye bakış açısı bu durumda tüm maddelerin en üstüne çıkabilir. Çözüm sağlayıcı olan firmanın bu projelerdeki yazılım, donanım, teknik servis, danışmanlık vb. tüm süreçlerde etkin ve yetkin olduğundan emin olmanız size doğru seçimi yaptırmada anahtar olacaktır.

Blog ana sayfaya dön

Tüm Makaleler